Het beheren van deelnemers stelt je in staat om alle bestellingen van je evenement bij te houden, ongeacht hun oorsprong (online, geprinte tickets, handmatige invoer, loketten, enz.).
Om je deelnemers te beheren:
Log in op je Weezevent-account en selecteer het evenement dat je wilt beheren.
Ga naar Deelnemers > Deelnemers beheren.
Hier kun je:
de gegevens van elke deelnemer bekijken;
informatie die door kopers is ingevuld aanpassen;
tickets terugsturen of downloaden;
facturen terugsturen of downloaden;
deelnemerslijsten downloaden op basis van status of tickettype;
de database exporteren;
en nog veel meer.
De deelnemersbeheerder fungeert als een krachtig hulpmiddel voor het volgen van al je orders.
1. Een deelnemer zoeken
Je kunt eenvoudig een deelnemer terugvinden via de zoekfunctie bovenaan het deelnemersbeheer.
Gebruik de zoekbalk om eenvoudig de bestelling te vinden die je zoekt. Je kunt zoeken op: achternaam, voornaam, e-mailadres, ticketnummer of barcode. Klik daarna op de zoekknop.
Je kunt ook op Filters klikken om je zoekopdracht verder te verfijnen.
Activeer het filter dat je wilt gebruiken en klik op Toepassen om de lijst met bestellingen te filteren op basis van de opgegeven criteria.
1.1 Ticketbron
Online: tickets betaald via bankkaart of reserveringen via de widget wanneer deze optie is geactiveerd (Configureer > Opties van de ticketing).
Loket: tickets ingevoerd via de interface kiosk.weezevent.com.
Handmatige invoer: bestellingen handmatig ingevoerd via het backoffice-menu (Deelnemers > Deelnemers beheren > Deelnemers toevoegen).
Uitnodigingen: tickets verzonden via uitnodigingen (Communiceren > Uitnodigingen).
Voorraaddruk: batches vooraf geprinte tickets, meegeteld in de omzet van je evenement (Verkopen > Druk uit voorraad).
Distributeurs: tickets verkocht via resellers (Fnac, Digitick, Tickenet, etc.) worden geïmporteerd en verschijnen in je orderbeheer en in de deelnemersdatabase voor toegangscontrole.
1.2 Ticketstatus
Betaald: tickets betaald online via bankkaart of offline via cheque, contant of andere methodes (reservering, box office, handmatige invoer).
Niet betaald: online of box office reservering of handmatige invoer die nog niet door de koper is betaald. Je kunt betalingsherinneringen sturen of de reservering omzetten naar een betaald ticket zodra de betaling is ontvangen.
Nooit gescand: tickets die op de dag van het evenement nooit zijn gescand.
Verwijderd: tickets verwijderd uit je deelnemersdatabase. Ze zijn niet bekend bij toegangscontrole, maar je kunt het ticket altijd herstellen.
Belangrijk: het verwijderen van een ticket zorgt niet automatisch voor terugbetaling aan de koper. Voor meer informatie over terugbetalingen, klik hier. Bij annulering van een evenement, raadpleeg dit specifieke artikel.
1.3 Filteren op datum
Gebruik deze optie om bestellingen van een bepaalde datum of periode weer te geven.
1.4 Promo-code
Met dit filter kun je tickets vinden waarvoor een promo-code is gebruikt en de code bekijken.
2. Lijst uploaden / exporteren
Klik op deze knop om de deelnemerslijst te exporteren en gegevens van elke bestelling te bekijken: achternaam, voornaam, e-mailadres, antwoorden op formulieren, enz.
Als je weergave-opties hebt geselecteerd, wordt de geëxporteerde lijst automatisch gefilterd op basis van deze criteria. Bijvoorbeeld: je kunt één tickettype selecteren en vervolgens een pdf-lijst downloaden met de namen van de mensen die dat ticket hebben besteld.