L'automatisation des affectations vous permet d'attribuer automatiquement des créneaux de mission à vos bénévoles, prestataires ou membres du staff dès qu'ils remplissent des critères spécifiques (compétences, rôle, réponses à un formulaire, etc.). En associant les vues filtrées aux règles d'automatisation, vous simplifiez la gestion de vos plannings et gagnez un temps précieux.
Étape 1 : Préparer la vue filtrée de ciblage
Avant d'activer l'automatisation, vous devez cibler la population qui répond aux conditions souhaitées :
Rendez-vous dans le module Membres.
Appliquez les filtres correspondant à vos critères de sélection (par exemple : sélectionner le rôle ou la qualification « Photographe »).
Cliquez sur Enregistrer la vue et attribuez-lui un nom explicite (ex. « Vue Photographes »).
Étape 2 : Configurer la règle d'automatisation d'affectation
Une fois votre segment de membres créé, paramétrez l'attribution automatique des créneaux :
Naviguez dans la partie Options > Automatisation.
Cliquez sur Créer une automatisation et donnez-lui un nom (ex. « Affectation automatique Photographes »).
Définir le déclencheur : Indiquez la condition « Si la personne fait partie de la vue », puis sélectionnez la vue préparée à l'étape 1 (ex. « Vue Photographes »).
Sélectionner l'action :
Dans le choix des actions, sélectionnez Ajouter une ou plusieurs missions.
Choisissez la mission concernée ainsi que le ou les créneaux horaires spécifiques à attribuer.
Valider : Cliquez sur Créer l'automatisation pour activer la règle.
À savoir : Gestion dynamique de la désaffectation
L'automatisation WeezCrew assure un suivi en temps réel : si les informations d'un membre évoluent et qu'il ne remplit plus les critères de votre vue (changement de filtre, modification de profil, etc.), il sortira automatiquement de la vue et ses créneaux de mission lui seront directement retirés (désaffectés).