Lors de l'organisation d'un événement, il arrive fréquemment que des horaires de créneaux soient modifiés ou que des fiches de poste évoluent. WeezCrew vous permet de contacter et d'informer facilement les bénévoles déjà affectés à ces missions via des campagnes d'e-mails ou de SMS.
Deux méthodes s'offrent à vous selon que vous souhaitez cibler un créneau spécifique ou plusieurs missions modifiées simultanément.
Méthode 1 : Cibler un créneau ou une mission spécifique
Cette méthode est la plus rapide si les modifications ne concernent qu'un seul créneau ou une seule mission.
Étapes à suivre :
Modifier les informations de la mission :
Rendez-vous dans votre événement et sélectionnez la mission concernée (ex : Bar Hall 8).
Éditez le créneau souhaité (ex : changement des horaires de 21h–02h vers 21h–03h) ou mettez à jour la fiche de poste.
Créer la campagne de communication :
Accédez au module Campagnes et préparez votre message (e-mail ou SMS).
Configurez vos paramètres (déclencheur, ajout éventuel de documents joints comme le planning à jour).
Sélectionner les destinataires :
Dans l'étape de sélection des destinataires, choisissez la catégorie Mission ou Créneau.
Filtrez et sélectionnez précisément la mission et le créneau modifiés.
Envoyer ou enregistrer :
Cliquez sur Suivant pour vérifier votre message, puis envoyez la campagne ou enregistrez-la dans vos brouillons.
Méthode 2 : Cibler plusieurs missions à l'aide de tags ou de champs personnalisés
Si vos modifications impactent plusieurs missions en même temps, cette méthode vous évite de devoir sélectionner chaque créneau un par un dans votre campagne.
Étapes à suivre :
Identifier et étiqueter les missions modifiées :
Accédez à la liste de vos missions et sélectionnez l'ensemble des missions mises à jour (utilisez la touche
Maj / Shiftou la case à cocher pour la sélection multiple).Cliquez sur Éditer les propriétés.
Ajoutez un tag spécifique ou créez un champ personnalisé lié aux missions (ex. :
Mission MAJavec la date du jour).Appliquez la modification en masse sur la sélection.
Créer des vues personnalisées :
Vue Mission : Créez une vue filtrée sur les missions contenant votre tag ou votre champ personnalisé (ex. :
Mission MAJ = 29/09). Enregistrez cette requête.Vue Bénévole : Accédez au module des membres/bénévoles et créez une nouvelle vue filtrée sur tous les bénévoles affectés aux missions présentes dans la vue mission précédemment sauvegardée. Enregistrez ce segment.
Envoyer la campagne :
Depuis la vue bénévole créée, cliquez sur les trois petits points (
...), puis sélectionnez Envoyer une campagne.Choisissez votre modèle de message (ex. : Update planning) et lancez l'envoi.
Pour en savoir plus sur l'automatisation des communications ou la création de vues avancées, vous pouvez consulter nos articles sur la [Gestion des campagnes d'e-mails et SMS] ou la [Configuration des champs personnalisés].