Les campagnes e-mails RSVP sur WeezCrew permettent de collecter les réponses de vos bénévoles, invités ou membres du staff (confirmation de présence, validation de charte, choix de repas, etc.) directement depuis un e-mail en un seul clic[1]. Voici le guide étape par étape pour paramétrer votre campagne.
Étape 1 : Créer et configurer le champ personnalisé
La première étape consiste à paramétrer la question et les choix de réponses qui enregistreront les retours des participants :
Accéder aux champs personnalisés : Dans le bandeau supérieur de l'interface, cliquez sur Champs personnalisés.
Mode de création : Cliquez sur Créer un champ personnalisé, puis basculez sur le mode Avancé.
Définir la question : Saisissez l'intitulé de votre question dans le champ Nom du champ (par exemple : « Serez-vous présent à l'événement ? »).
Choisir le type de champ :
Case à cocher : Utile pour récolter une réponse binaire de type Vrai/Faux ou Oui/Non.
Liste déroulante : Recommandé pour proposer plusieurs choix de réponses (ex. « Je serai présent », « Je ne serai pas des vôtres »).
Activer l'option clé : Cochez impérativement l'option « Oui, ce champ peut être mis à jour par un lien ».
Enregistrer : Validez la création du champ personnalisé.
Étape 2 : Configurer la campagne e-mail et intégrer les variables
Une fois la question créée, préparez le message et liez les boutons d'action aux choix de réponses :
Accéder aux campagnes : Dans votre événement, naviguez vers le module Communication > Campagnes.
Créer la campagne : Cliquez sur Créer une campagne de type e-mail.
Rédiger le contenu : Saisissez ou collez votre texte d'invitation préparé en amont.
Mettre en forme les boutons de réponse : Ajoutez vos boutons ou liens de réponse (ex. « Je serai présent » et « Je ne serai pas des vôtres »), puis centrez-les et augmentez la taille du texte pour plus de clarté.
Activer l'attribution de valeur : Sous la zone de rédaction, cochez l'option Attribuer la valeur à un champ personnalisé.
Générer et lier les variables dynamiques :
Sélectionnez le champ personnalisé créé à l'étape 1.
Choisissez la valeur de réponse correspondante (ex. « Je serai présent »).
Copiez la variable dynamique générée automatiquement et collez-la derrière le bouton d'action correspondant.
Répétez exactement la même manipulation pour la deuxième réponse (ex. « Je ne serai pas des vôtres ») ainsi que pour toute option supplémentaire.
Étape 3 : Sélectionner les destinataires et envoyer
Cibler les destinataires : Dans l'onglet des destinataires, sélectionnez votre public (membres affectés, catégories, listes ou vues personnalisées).
Envoyer la campagne : Validez pour lancer l'envoi immédiat ou programmer la diffusion.
Dès qu'un destinataire clique sur un bouton dans son e-mail, sa réponse s'enregistre immédiatement sur sa fiche profil dans WeezCrew.