La confirmation des affectations par les bénévoles est une étape cruciale pour s'assurer de leur présence (éviter le no-show) et garantir le bon déroulement de votre événement.
Étape 1 : Créer un champ personnalisé de validation
La première étape consiste à créer un champ que le bénévole pourra mettre à jour directement depuis l'email qu'il recevra.
Rendez-vous dans la configuration des Champs personnalisés.
Sélectionnez la typologie Membres.
Remplissez les informations du champ :
Nom du champ : Je valide mon planning (Conseil : Si vous gérez plusieurs événements, nommez le champ en précisant l'événement, ex. : « Je valide mon planning - Événement 1 »).
Type de champ : Case à cocher (Oui / Non).
Catégorie : Assignez-le à la catégorie de votre événement pour mieux organiser vos champs.
Condition essentielle : Activez l'option « Éditable par un lien » (La valeur de ce champ peut être mise à jour par les membres via un lien = Oui).
Enregistrez pour créer le champ.
Étape 2 : Créer le modèle d'email dans Campagnes
Une fois le champ créé, vous devez préparer le modèle de message qui contiendra le lien de confirmation.
Allez dans la section Campagnes de WeezCrew.
Créez un nouveau modèle de campagne au format Email (ex. nommé : Planning).
Rédigez le corps de votre email (vous pouvez y inclure le récapitulatif des affectations, les consignes ou les documents utiles).
Générez le lien d'action pour le champ créé :
Sélectionnez l'action permettant de passer la valeur du champ Je valide mon planning à Vrai (Oui).
Un lien/bouton est alors généré. Déplacez ce lien sous l'appel à l'action (ex. : un bouton ou texte « Je valide mon planning »).
Enregistrez votre modèle de campagne.
Étape 3 : Organiser les vues de suivi (Bénévoles affectés et Validés)
Pour suivre efficacement l'avancement des validations, créez des vues filtrées dans votre base de bénévoles.
Créer un dossier de travail (ex. : Démo) et réorganisez-le en haut de votre liste pour un accès rapide.
Créer la vue des bénévoles à contacter :
Filtrez par statut d'affectation : sélectionnez tous les membres Affectés.
Enregistrez cette vue (ex. : Bénévoles affectés) dans votre dossier.
Créer la vue des plannings validés :
Filtrez sur le champ Je valide mon planning = Vrai / Oui.
Éditez les colonnes affichées pour inclure le champ de validation.
Enregistrez cette vue sous le nom Planning affecté valider.
Créer la vue des plannings non validés :
Filtrez sur le champ Je valide mon planning = Vide / Non pour identifier immédiatement qui relancer.
Étape 4 : Envoyer la campagne et suivre les résultats
Il ne vous reste plus qu'à diffuser la demande de validation à vos bénévoles.
Depuis votre vue des bénévoles affectés, sélectionnez les membres concernés (ou cliquez sur les trois petits points pour tout sélectionner).
Cliquez sur Envoyer une campagne et choisissez votre modèle Planning.
Validez l'envoi.
Suivi côté administrateur
Tracking des emails : Dans WeezCrew, vous pouvez suivre le statut de la campagne en temps réel (Statut Délivré, puis Ouvert lorsque le bénévole lit son mail).
Mise à jour automatique : Dès que le bénévole clique sur le bouton « Je valide mon planning » dans son email, son statut se met à jour immédiatement et il apparaît dans votre vue Planning validé.
Grâce à ce processus automatisé, vous gardez une visibilité totale sur l'engagement de vos équipes et réduisez considérablement le risque d'absentéisme le jour J !