Dans WeezCrew, la stratégie d'auto-affectation permet de simplifier et d'automatiser la constitution des plannings de vos bénévoles. Lors de leur inscription, les bénévoles renseignent leurs disponibilités et choisissent directement leurs créneaux de mission parmi ceux restants. Une fois leur choix validé, ils sont automatiquement affectés à la mission, sans intervention manuelle de l'organisateur.
Pourquoi utiliser l'auto-affectation ?
Gain de temps : Le planning du bénévole est généré et validé instantanément dès la soumission du formulaire.
Mise à jour en temps réel : Son statut passe directement à Affecté sur les créneaux choisis.
Envoi immédiat : Vous pouvez lui transmettre son e-mail de confirmation et sa fiche d'affectation sans délai.
Étape 1 : Accéder aux paramètres du formulaire
Dans votre espace d'administration, rendez-vous dans le module de Création de formulaires (ou éditez un formulaire d'inscription existant).
Ouvrez la section Paramètres du formulaire.
Cliquez sur l'onglet Missions.
Étape 2 : Configurer la stratégie de choix des missions
Dans le mode de sélection des missions, choisissez la stratégie Choix illimité.
Activez l'option Afficher les créneaux pour présenter la liste des plages horaires disponibles selon les disponibilités indiquées par le bénévole.
Étape 3 : Activer l'affectation automatique et masquer les créneaux complets
Cochez / activez la fonction Affectation automatique.
(Optionnel) Activez l'option Masquer les créneaux complets : cette fonction permet de retirer automatiquement de l'affichage les créneaux dont la jauge maximale de bénévoles a été atteinte.
Cliquez sur Enregistrer pour valider la configuration de votre formulaire.
Comment cela se passe-t-il côté bénévole ?
Gestion intelligente des chevauchements : Dès qu'un bénévole sélectionne un créneau horaire, les autres créneaux qui se chevauchent dans le temps deviennent automatiquement inaccessibles pour éviter les doubles réservations.
Masquage dynamique : Dès qu'une mission atteint son quota de participants, le créneau disparaît de la liste pour les prochains inscrits.
Validation directe : À la fin du formulaire, les missions choisies sont directement inscrites dans le planning du bénévole avec le statut Affecté.