Dans WeezCrew, l'onglet API vous permet d'exporter et de synchroniser en temps réel les affectations de vos bénévoles et membres du staff vers Microsoft Excel ou Google Sheets. Ce flux dynamique vous évite les exports manuels répétitifs et vous assure une vérification continue de vos plannings au fur et à mesure des nouvelles inscriptions et affectations.
Pourquoi utiliser le flux API des affectations ?
Mise à jour en temps réel : dès qu'un membre est affecté, déplacé ou retiré d'une mission sur WeezCrew, la feuille de calcul se met à jour automatiquement.
Contrôle et vérification : assurez-vous facilement que tous les postes sont pourvus et que chaque créneau dispose du bon nombre de ressources.
Personnalisation sur mesure : sélectionnez uniquement les colonnes, dates et statuts dont vous avez réellement besoin pour votre suivi logistique.
Étape 1 : Accéder au paramétrage du flux API
Connectez-vous à votre événement sur WeezCrew.
Dans le menu latéral de gauche, rendez-vous dans la rubrique Options > API (ou Communication > API & Intégrations).
Repérez la section Affectation des membres.
Cliquez sur le bouton Personnaliser.
Étape 2 : Personnaliser les filtres et les colonnes de votre export
Vous pouvez configurer précisément les données qui remonteront dans votre fichier :
Choix de l'outil : sélectionnez le format adapté selon que vous travaillez sur Microsoft Excel (lien direct HTTPS) ou sur Google Sheets (formule dynamique
IMPORTDATA).Statut d'affectation : filtrez les membres selon leur statut (par exemple : retenir uniquement les personnes confirmées ou affectées).
Filtre par date : isolez les affectations sur une journée ou une période spécifique de l'événement.
Affichage des responsables : choisissez d'inclure ou de masquer les responsables de mission et de catégorie.
Champs personnalisés & données membres : cochez uniquement les questions et renseignements du formulaire d'inscription pertinents (coordonnées, taille de t-shirt, permis, etc.) pour éviter d'alourdir votre tableau.
Périmètre des missions : sélectionnez des missions ou des catégories de missions particulières, ou cochez l'option pour générer un fichier global.
Étape 3 : Intégrer le lien dans Google Sheets
Une fois votre configuration terminée, copiez le lien généré pour Google Sheets.
Ouvrez une nouvelle feuille de calcul dans Google Sheets.
Collez la formule dans la toute première case (cellule A1) :
=IMPORTDATA("VOTRE_LIEN_API_WEEZCREW")Appuyez sur Entrée. L'ensemble des colonnes se charge automatiquement (informations membres, statut d'affectation, catégories, missions et créneaux).
Étape 4 : Ajuster le format des dates et heures (Astuce Sheets)
Par défaut, certaines colonnes d'horaires (notamment la date de début et la date de fin des créneaux) peuvent s'afficher sous forme de texte ou de valeurs numériques brutes.
Pour corriger l'affichage :
Sélectionnez les colonnes concernées.
Dans la barre de menus de Google Sheets, cliquez sur Format > Nombre.
Choisissez Date et heure.