1. Préalable : Inscrire le membre dans la solution
Pour pouvoir nommer une personne responsable d'une délégation, celle-ci doit obligatoirement exister dans la base de données de votre événement :
Soit en s'inscrivant au préalable via l'un de vos formulaires d'inscription.
Soit via un ajout manuel effectué depuis le module Membres.
2. Attribuer le rôle de responsable à la délégation
Rendez-vous dans le module Délégations (onglet Populations).
Cliquez sur la délégation concernée pour l'éditer.
Faites défiler la page jusqu'au champ réservé au Responsable.
Recherchez et sélectionnez la personne souhaitée parmi la liste des membres enregistrés dans la plateforme.
Cliquez sur Mettre à jour la délégation pour enregistrer.
3. Envoyer l'e-mail d'invitation au responsable
Une fois la délégation mise à jour, l'invitation ne s'envoie pas seule : vous devez déclencher l'envoi de son accès.
Sur la ligne ou la fiche de la délégation, cliquez sur le menu d'actions (les trois petits points).
Sélectionnez Envoyer l'email d'invitation au responsable.
4. Réception du mail et accès à l'espace délégation
Le responsable reçoit automatiquement l'e-mail de convocation rattaché au modèle « Nomination en tant que responsable de délégation » (que vous pouvez personnaliser dans le module Communication > E-mails) :
L'e-mail contient ses liens de connexion directs pour accéder à son espace délégation.
Il y retrouve le formulaire relié à sa délégation lui permettant d'inscrire ses équipes et de gérer ses membres en toute autonomie.