Dans WeezCrew, le module Délégations vous permet de confier la gestion d'un groupe de bénévoles à un responsable externe (président d'association, chef de club, responsable de structure). Cette méthode simplifie le processus d'inscription et vous permet d'affecter facilement en masse des équipes entières à des postes dédiés.
Étape 1 : Créer un formulaire d'inscription dédié aux associations
Pour le recrutement via des structures partenaires, il est conseillé de créer un formulaire distinct de celui des bénévoles individuels :
Simplifiez la saisie : Conservez uniquement les champs d'information personnelle ou administrative nécessaires.
Masquez les disponibilités et souhaits de mission : L'association intervenant généralement sur une mission ou un secteur déjà convenu (ex. ravitaillement), il est inutile de demander ces préférences aux membres du groupe.
Étape 2 : Créer et paramétrer la délégation
Rendez-vous dans le module Populations > Délégations.
Cliquez sur Créer une délégation.
Catégorie : Choisissez ou créez une catégorie adaptée (ex. Associations, Clubs sportifs).
Formulaire lié : Associez la délégation au formulaire spécifique créé à l'Étape 1.
Date limite et Quota :
Définissez la date limite d'inscription pour ce groupe.
Renseignez le nombre de bénévoles convenu (ex. 10 personnes selon votre convention).
Nommer le responsable : Désignez le responsable de la délégation (ex. le contact principal au sein de l'association).
Enregistrez pour créer la délégation. Le responsable recevra automatiquement un e-mail de notification contenant l'accès à son espace dédié.
Étape 3 : Ajout des bénévoles par le responsable de délégation
Depuis son portail, le responsable de délégation dispose de plusieurs options pour enregistrer ses membres :
Partage du lien dynamique : Copier-coller le lien du formulaire d'inscription (qui intègre automatiquement le paramètre de la délégation pour rattacher directement les inscrits).
Saisie manuelle : Renseigner directement les informations des membres un par un.
Import de fichier CSV : Téléverser un listing de bénévoles s'il y a un grand nombre de personnes à inscrire.
Invitation par e-mail : Saisir les adresses e-mail des membres pour leur envoyer le formulaire d'inscription pré-rattaché à la délégation.
Étape 4 : Affecter en masse les membres de la délégation
Tous les bénévoles inscrits via ce canal portent automatiquement l'étiquette (tag) de leur délégation (ex. Club de foot de Montpellier ou École Jules Ferry) :
Dans le tableau des membres ou des affectations, filtrez votre liste par nom de délégation.
Sélectionnez l'ensemble des bénévoles rattachés à la structure.
Effectuez une affectation en masse sur la mission attribuée à l'association (ex. le poste de ravitaillement du 10 km).