In dit artikel leggen we uit hoe je het kassasysteem gebruikt om tickets te verkopen. Wil je weten hoe je een kassa aanmaakt en instelt? Dan raden we je aan om dit artikel te lezen.
1. Inloggen op het kassasysteem
Gebruik bij voorkeur Google Chrome en ga naar: https://kiosk.weezevent.com
Voer je inloggegevens in (e-mailadres en wachtwoord).
Let op: Als je inlogt met je Weezevent-account, kun je zelf de kassa kiezen waarmee je een verkoopsessie wilt starten.
Klik op het volledige-scherm-icoon aan de linkerkant voor een optimaal overzicht.
Als er al een verkoopsessie actief is, krijg je de optie om deze te hervatten. Vergeet niet om aan het einde van de dag de kassa goed af te sluiten om je betalingsgegevens op te slaan. Je kunt deze gegevens ook terugvinden via Reports > Cash receipts and payments.
2. Printinstellingen
De eerste keer vraagt het systeem om je printvoorkeuren. Je kunt dit later altijd aanpassen via het menu settings.
No printing: Als je geen printer hebt aangesloten of bestellingen niet wilt uitprinten.
Desktop printer: PDF-tickets op A4-formaat voor een standaard printer.
Witte of blauwe thermische rol: Het formaat van een kassabon.
Thermisch ticket met strook: Kartonnen ticket met afscheurbare strook.
Thermisch etiket (A6 badges): Zelfklevende etiketten voor op een badge.
3. Tickets verkopen
Klik op Sell in het menu aan de linkerkant om een bestelling te plaatsen.
Evenement selecteren Selecteer het evenement en eventueel de gewenste tijdslot door op de vakjes te klikken. Heb je slechts één evenement in de verkoop? Dan verschijnt de lijst met tickets automatisch.
Tickets toevoegen aan het winkelmandje Klik op de vakjes van de tickets om ze toe te voegen. Klik vaker om meerdere tickets van dezelfde categorie toe te voegen.
Tip: Houd een tickettype met je vinger of muis even ingedrukt; er verschijnt dan een venster waarin je handmatig het aantal tickets kunt invoeren.
Klik op de pijl in het midden om de inhoud van het winkelmandje te bekijken. Hier kun je:
Het aantal tickets aanpassen met de + en - knoppen.
De bestelling annuleren.
Een promotiecode invoeren.
Tickets voor andere evenementen aan dezelfde bestelling toevoegen.
Klik op Continue voor de volgende stap.
Het formulier invullen (optioneel)
Als er een formulier aan de tickets is gekoppeld, vul je de gevraagde gegevens van de koper in (verplichte velden zijn rood). Klik op Confirm als je klaar bent.
Om tijd te besparen kun je formulieren voor de kassa uitschakelen via Ticket office > Events > blauwe tandwiel "no forms".
Betaling
Je kunt zelf betaalmethoden toevoegen aan je kassasysteem. Ga hiervoor naar Settings > Payments / Refunds. Meer informatie hierover vind je in sectie 5 - Statistics > Payments / Refunds.
Selecteer tijdens het afrekenen de gewenste betaalmethode van de klant. Het is mogelijk om verschillende betaalmethoden te combineren voor één bestelling. Kies hiervoor simpelweg een methode en voer het ontvangen bedrag in.
Klik op het kruisje rechtsboven bij de betaalmethode om een betaling te verwijderen. In dat geval krijgt de bestelling de status 'reservering' met een openstaand saldo. De tickets zijn dan niet meer geldig (ze worden dus niet herkend bij de toegangscontrole).
Klik op continue om het mandje te controleren en daarna op Complete order om de verkoop op te slaan en het printen te starten.
Reserveringen
Als deze optie aanstaat, kun je reserveringen accepteren. Klik bij de betalingsstap op Continue en dan op Book.
Reserveringen geven geen toegang tot het evenement; er worden pas tickets uitgegeven zodra er betaald is.
Reserveringen afhandelen (betaling innen)
Alle reserveringen — of ze nu handmatig zijn ingevoerd, via de kassa zijn aangemaakt of online door kopers zijn geplaatst — verschijnen in het beheeroverzicht als een 'standaard' (onbetaalde) reservering. Als het kassasysteem toegang heeft tot alle reserveringen van het evenement, worden deze ongeacht hun herkomst in het grijs weergegeven in het tabblad Orders, herkenbaar aan het RSV-icoon.
Je kunt de betaling hiervoor direct in de kassa afhandelen door op de reservering te klikken en vervolgens op Pay. Je wordt dan doorgeleid naar het betaalscherm, waar het winkelmandje al automatisch is gevuld met de gereserveerde tickets.
Zodra een reservering is betaald, verschijnt deze in het verkoopboek als een normale bestelling.
Na de bestelling kun je:
een nieuwe bestelling invoeren (je wordt teruggestuurd naar het ticketscherm; klik op de pijl of op "evenementen" om van evenement te wisselen)
een factuur aanmaken en per e-mail verzenden
de zojuist ingevoerde bestelling verwijderen
de bestelling opnieuw printen
4. Verkoopoverzicht
Lijst met bestellingen
In dit overzicht zie je de laatste 100 bestellingen. Je kunt een bestelling opzoeken door het bestelnummer of de naam van de koper in het zoekveld in te vullen. Het is ook mogelijk om de lijst te filteren op evenement via de filterknop in de rechterbovenhoek. Daarnaast kun je bestellingen uit een specifieke periode bekijken door op de knop Sort te klikken.
Terugbetaalde bestellingen worden in het grijs weergegeven met de letters RBT; reserveringen verschijnen in het oranje met de letters RSV. Klik op een bestelling naar keuze voor een gedetailleerd overzicht.
Bij de details van een bestelling zie je de algemene actieknoppen en twee hoofdtabbladen:
Tickets: een lijst van alle tickets in de bestelling.
Betalingen: een overzicht van de betaalmethoden die voor deze bestelling zijn gebruikt.
Actieknoppen
Met de actieknoppen onder de bestelgegevens kun je (nadat je de bestelling hebt geselecteerd) het volgende doen:
De bestelling opnieuw printen
Een factuur sturen naar een e-mailadres naar keuze (linksboven)
De tickets per e-mail naar de koper verzenden (mits het e-mailadres is ingevoerd)
De bestelling verwijderen: de tickets zijn dan niet meer geldig
Een ticket of de volledige bestelling terugbetalen: selecteer de gewenste terugbetaalmethode (deze optie moet vooraf zijn ingeschakeld in de kassa-instellingen)
Binnen dezelfde verkoopsessie kun je één of meer betalingen van een bestelling verwijderen. De bestelling krijgt dan de status "reservering" met een openstaand saldo en de tickets zijn niet langer geldig. Als een bestelling een openstaand bedrag heeft, kun je dit saldo alsnog laten afrekenen om de tickets weer te activeren.
Je kunt een bestelling alleen direct vanuit de kassa verwijderen als je nog bent ingelogd in de verkoopsessie waarin de bestelling is geplaatst. In dat geval worden alle betalingen gewist en verschijnt er niets in het verkoopboek. De sectie Kasontvangsten en betalingen houdt echter wel bij hoeveel bestellingen en tickets er zijn verwijderd. Daarom adviseren we je om verkooppunten te vragen de verwijderde tickets te bewaren bij hun kasadministratie. Verwijderde bestellingen verschijnen ook in je beheeroverzicht als verwijderde tickets.
Als een ticket dat via de kassa is verkocht, wordt verwijderd in het beheeroverzicht (order manager), wordt deze wijziging niet doorgevoerd in het verkoopboek van het kassasysteem zelf.
In het tabblad Payments kun je de betaalmethoden wijzigen en de terugbetaling van een bestelling regelen.
Gebruik de selectievakjes aan de linkerkant van elk ticket om één of meer tickets terug te betalen. Selecteer de gewenste terugbetaalmethode en klik op doorgaan om de actie te voltooien. De terugbetaalde tickets worden daarna gemarkeerd met de letters RBT.
De betalingsmethode(n) wijzigen
Als u nog in dezelfde verkoopsessie bent ingelogd, kunt u een of meer betalingen van een bestelling verwijderen. Ga hiervoor naar de betreffende bestelling en verwijder in het tabblad 'Betaling' de betalingsmethoden die gewijzigd moeten worden.
De bestelling krijgt dan de status 'reservering' met een openstaand saldo, waardoor de tickets niet meer geldig zijn. Heeft een bestelling nog een openstaand bedrag? Dan kun je dit saldo laten afrekenen om de tickets weer te activeren.
5. Statistieken
In dit tabblad vind je de volgende informatie:
Verkoopstatus: Een samenvatting van alle verkopen via de kassa, uitgesplitst per transactietype (verkoop, terugbetaling, reservering, verwijdering). De tabel toont: het aantal bestellingen via de kassa, het aantal tickets en de bijbehorende omzet. Deze gegevens zijn ook per evenement inzichtelijk.
Het saldo: Dit is het totaalbedrag per tickettype en betaalmethode. De inhoud is gelijk aan die van de sectie kasontvangsten en betalingen.
5.1 Betalingen / Terugbetalingen
Betalingen
Standaard kun je drie betaalmethoden accepteren:
Contant
Cheque
Betaalpas/Creditcard (via je eigen betaalterminal)
Terugbetalingen
Standaard heb je de beschikking over drie methoden voor terugbetaling:
Contant
Cheque
Betaalpas/Creditcard (via je eigen betaalterminal)
Je kunt daarnaast zoveel extra terugbetaalopties aanmaken als je zelf wilt.
Let op: Het is niet mogelijk om een terugbetaling via de kassa uit te voeren wanneer:
Het evenement is afgesloten: neem in dat geval contact met ons op via [email protected].
Het evenement niet meer in de verkoop staat in de kassa: je moet de verkoop via de kassa dan eerst weer inschakelen voordat je de terugbetaling kunt doen.
5.2 Facturatie
Facturen die via de kassa worden uitgegeven, bevatten standaard de gegevens van je organisator-account. Als je deze optie uitvinkt, kun je je eigen contactgegevens invullen en gebruiken op de facturen. Ga hiervoor in de Backoffice naar Configureren > Ticketingopties > Betaling en Facturatie > Specifieke factureringsinformatie
5.3 Opties
Verkochte tickets automatisch scannen
Ga naar Settings > Options. Met deze instelling worden tickets die door de kassa-operator worden verkocht of opnieuw worden geprint, direct als 'gescand' beschouwd. Je kunt hierbij aangeven of dit automatisch moet gebeuren in de standaard controlelijst van het evenement, of in een specifieke lijst die de operator selecteert. Het ticket wordt dan direct als gecontroleerd gemarkeerd in die lijst.
Tickets per e-mail verzenden indien mogelijk
Als deze optie is ingeschakeld, wordt de bestelling met de PDF-tickets naar het e-mailadres gestuurd dat via het formulier is verzameld. Vergeet niet om je formulieren hierop aan te passen als je de tickets systematisch per e-mail naar de kopers wilt sturen.
6. Een verkoopsessie afsluiten
Klik linksonder op de pagina op End om je verkooppunt te sluiten. Door de sessie te beëindigen, maak je ook direct de kasbalans op. Dit document bevat de omzet die tijdens de sessie door de gebruiker in de kassa is gegenereerd, uitgesplitst per betaalmethode. Het is dus de manier om de kasontvangsten en betalingen van de kassa te controleren. Je ontvangt de balans in PDF-formaat op het e-mailadres van je gebruikersaccount en je kunt deze ook inzien via de Backoffice (Tools > Kassa > Rapportage > Kasontvangsten en betalingen).
Klik op I confirm and end my session en vervolgens op Close the point of sale.