Bij een annulering ben je wettelijk verplicht om kopers terug te betalen (meer info hier). Buiten dit geval ben je als organisator vrij om je eigen refundbeleid te bepalen. Weezevent verwerkt daarom alleen terugbetalingen die door jou worden aangevraagd.
Let op: Wij betalen nooit een koper terug zonder jouw toestemming. Als we een verzoek van een deelnemer ontvangen, verwijzen we hen altijd naar jou.
Er zijn twee manieren om refunds te beheren:
1. Je regelt de refunds zelf
Dit kan handig zijn als het om een klein aantal terugbetalingen gaat. Je betaalt de kopers terug via je eigen methode (bijv. overschrijving.). Vergeet niet om het ticket te verwijderen zodat het opnieuw te koop komt te staan (via Deelnemers > Deelnemers beheren).
Let op: Het verwijderen van het ticket annuleert de betaling aan Weezevent niet. Dit bedrag blijft aan jou verschuldigd.
2. Je laat Weezevent de refunds verwerken
Op jouw verzoek kunnen wij het bedrag rechtstreeks terugstorten op de creditcard die de koper heeft gebruikt bij de online bestelling (dit geldt niet voor verkopen via je eigen kassa).
2.1 Een refund aanvragen
Als je een gedeeltelijke terugbetaling wilt uitvoeren, ga dan verder naar de volgende sectie.
Belangrijk: Je bent wettelijk verplicht om het volledige betaalde bedrag terug te betalen, inclusief het ticketbedrag en de Weezevent-commissie, tenzij je hierover een andere afspraak hebt met de koper (bijvoorbeeld via je algemene voorwaarden).
Ga naar Deelnemers > Bestellingen beheren, klik op de betreffende bestelling en kies bij Acties voor Terugbetaling aanvragen.
Wil je slechts enkele tickets terugbetalen? Kies Bepaalde tickets en vink de juiste tickets aan.
Wil je de hele bestelling terugbetalen? Kies Alle tickets in de bestelling.
Je kunt ook meerdere bestellingen tegelijk selecteren met de vinkjes aan de linkerkant en daarna in het actiemenu kiezen voor Terugbetalingsverzoek
Er verschijnt een overzicht met het aantal tickets en het terug te betalen bedrag. Klik op Bevestigen om de aanvraag te versturen.
2.1.2 Gedeeltelijke refund
Wil je een deel van het ticketbedrag terugbetalen (bijv. €10 van een ticket van €15)?
Stuur ons dan een Excelbestand met twee kolommen:
Bestelnummer (referentie begint met “C”)
Bedrag dat moet worden terugbetaald, inclusief btw (gebruik een punt als decimaal, bijv. 1.50)
Je kunt het Excel-sjabloon hier downloaden.
Stuur dit bestand naar [email protected] met vermelding van je organisatienummer en evenementnummer. Je aanvraag wordt binnen 1 tot 3 werkdagen verwerkt.
Let op: Bij een gedeeltelijke refund moet je zelf het ticket verwijderen zodat het opnieuw verkocht kan worden.
2.2 Uitvoering van de refund
Zodra je aanvraag is ingediend, ontvang je twee facturen:
Eén voor het bedrag dat aan de kopers wordt terugbetaald (Weezevent-commissies blijven verschuldigd).
Eén voor de herstortingskosten: €2 excl. btw per terugbetaalde bestelling.
Belangrijk: De commissie die bij de oorspronkelijke aankoop in rekening is gebracht, blijft verschuldigd bij een terugbetaling, zoals vermeld in artikel 2 van onze Gebruiksvoorwaarden die je hebt geaccepteerd voordat je je evenement online plaatste: “Het wordt uitdrukkelijk overeengekomen tussen de Partijen dat de Vergoeding in alle omstandigheden verschuldigd blijft.” De hercrediteringskosten van €2 exclusief btw per bestelling zijn aanvullend.
Na betaling van deze facturen wordt de terugbetaling naar de bankkaart van de koper uitgevoerd. Je ontvangt een kopie van de e-mail die naar de deelnemer wordt gestuurd.
De terugbetaling verschijnt meestal binnen 1 tot 3 werkdagen op de rekening van de koper (kan langer duren bij uitgestelde debetkaarten).
Wanneer je een terugbetaling aanvraagt, is het jouw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat het ticket correct wordt verwijderd (vooral bij een gedeeltelijke terugbetaling) zodat het niet meer actief is. We raden dit aan als je het ticket later opnieuw wilt verkopen.
2.3 Refunds opvolgen
In je back office kun je:
Filteren op tickets met de status "met terugbetalingsverzoeken".
Op het deelnemersprofiel, onder het tabblad Terugbetalingen, de datum en status van de terugbetaling bekijken.
Tip: Als slechts één ticket uit een bestelling met meerdere tickets is terugbetaald, controleer de ticketstatus om te zien welk ticket is terugbetaald (bijv. “Actief” of “Refund aangevraagd”).