L'automatisation de l'envoi de QR codes d'invitation permet de distribuer instantanément le titre d'accès à vos participants dès qu'ils confirment leur venue (via une campagne RSVP ou un formulaire). Grâce à la combinaison des modèles d'e-mails et des règles d'automatisation de WeezCrew, vos invités reçoivent leur passe unique en temps réel, sans aucune intervention manuelle de votre part.
Étape 1 : Créer le modèle d'e-mail d'invitation
Pour qu'un e-mail puisse être déclenché automatiquement par le système, il doit obligatoirement être enregistré sous forme de modèle :
Rendez-vous dans le module Communication > Campagnes.
Au lieu de créer une campagne directe, cliquez sur Créer un modèle.
Rédigez le texte de votre message et insérez la variable dynamique user.qrcode à l'endroit où le QR code doit apparaître.
Soignez votre mise en page, puis cliquez sur Créer un modèle pour l'enregistrer (ex. « Modèle QR Code Confirmation »).
Étape 2 : Paramétrer la règle d'automatisation
Une fois votre modèle prêt, vous devez définir la règle qui déclenchera l'envoi :
Naviguez dans la partie Options > Automatisation.
Cliquez sur Créer une automatisation et attribuez-lui un nom explicite.
Définir la condition de déclenchement :
Choisissez la condition « Quand un membre fait partie de la vue ».
Sélectionnez la vue ciblée (par exemple, la vue personnalisée « Présence confirmée » regroupant les personnes ayant répondu positivement à votre RSVP).
Définir l'action automatique :
Sélectionnez l'action Envoyer une campagne.
Choisissez le modèle d'e-mail préparé à l'étape 1.
Confirmez l'envoi de ce modèle aux membres entrant dans la vue.
Activer la règle : Cliquez sur Créer l'automatisation.
Comment ça fonctionne ?
Dès qu'un membre confirme sa participation, son profil entre automatiquement dans la vue « Présence confirmée ». L'automatisation détecte ce changement et lui envoie immédiatement l'e-mail de confirmation contenant son QR code d'accès. L'e-mail n'est envoyé qu'une seule fois par membre.