Müssen Sie Teilnehmern einmalig eine Rückerstattung gewähren? Dieser Artikel erklärt Ihnen, wie Sie vorgehen.
Im Falle einer Stornierung sind Sie gesetzlich verpflichtet, den Käufern den Kaufpreis zu erstatten (mehr dazu hier). Abgesehen von diesem Ausnahmefall steht es Ihnen als Veranstalter frei, Ihre Rückerstattungsrichtlinien selbst zu wählen. Daher bearbeitet Weezevent ausschließlich Rückerstattungsanträge, die von Ihnen initiiert werden.
Bitte beachten Sie: Wir erstatten Käufern niemals ohne Ihre Zustimmung eine Rückerstattung. Wenn wir eine Anfrage von einem Teilnehmer erhalten, leiten wir diesen an Sie weiter.
Für die Abwicklung von Rückerstattungen für Ihre Veranstaltung gibt es zwei Möglichkeiten:
1. Sie möchten Rückerstattungen direkt abwickeln.
Dies haben Sie möglicherweise bereits in der Vergangenheit getan, als Sie nur wenige Bestellungen zu erstatten hatten. In diesem Fall erstatten Sie den Käufern den Betrag mit Ihren eigenen Methoden (Schecks, Überweisungen usw.).
Vergessen Sie nicht, das Ticket zu löschen, damit es wieder zum Verkauf angeboten werden kann (unter Teilnehmer > Teilnehmer verwalten).
Bitte beachten Sie: Durch das Löschen des Tickets wird die an Weezevent geleistete Zahlung nicht storniert, da Ihnen diese Gelder weiterhin zustehen.
2. Sie möchten, dass Weezevent die Rückerstattungen abwickelt.
Auf Ihren Wunsch hin können wir die Zahlung direkt auf die Kreditkarten zurückerstatten, die die Käufer bei ihrer Online-Bestellung verwendet haben (dies gilt nicht für Verkäufe, die Sie über Ihre Kasse abwickeln).
2.1 Antrag auf Rückerstattung
Wenn Sie eine Teilrückerstattung wünschen, fahren Sie mit dem nächsten Abschnitt fort.
Wichtig: Sie sind gesetzlich verpflichtet, den gesamten vom Käufer gezahlten Betrag, einschließlich des Ticketpreises und der Weezevent-Provision, zurückzuerstatten, es sei denn, zwischen Ihnen und dem Käufer wird eine Vereinbarung getroffen (insbesondere durch die Allgemeinen Geschäftsbedingungen Ihrer Veranstaltung).
Klicken Sie im Menü „Teilnehmer > Bestellungen verwalten“ auf das entsprechende Ticket und wählen Sie dann unter „Aktionen“ die Option „Rückerstattungsantrag“.
Wenn es sich nur um ein bestimmtes Ticket handelt, wählen Sie „Einige Tickets“ und markieren Sie die Tickets, die Sie erstatten möchten. Wenn Sie alle Tickets derselben Bestellung erstatten möchten, klicken Sie auf „Alle Tickets der Bestellung“.
Auf der Seite „Teilnehmer > Bestellungen verwalten“ können Sie außerdem mithilfe der Kontrollkästchen links neben jedem Ticket mehrere Tickets gleichzeitig auswählen. Klicken Sie anschließend auf das Dropdown-Menü „Aktionen für die Auswahl“ und wählen Sie „Rückerstattungsantrag“.
Es öffnet sich ein Fenster mit einer Zusammenfassung der Rückerstattungsdetails, einschließlich der Anzahl der Tickets und des Rückerstattungsbetrags. Klicken Sie auf „Bestätigen“, um uns diese Rückerstattungsanfrage zu senden.
2.1.2 Teilweise Rückerstattung eines Tickets
Wenn Sie eine Teilrückerstattung wünschen (z. B. 10 € von einem 15 € Ticket zurückerstatten), senden Sie uns bitte eine Excel-Datei mit zwei Spalten: eine für die Bestellnummer (die Referenz beginnt mit einem „C“) und eine weitere für den zu erstattenden Betrag einschließlich Steuern, wobei zwischen Euro und Cent ein Punkt verwendet wird (z. B. 1,50).
Sie können die Excel-Vorlage hier herunterladen.
Diese Tabelle muss an unsere Rechnungsabteilung gesendet werden bei [email protected],
Bitte geben Sie Ihre Organisatorennummer und die Veranstaltungsnummer an.
Ihre Anfrage wird innerhalb von 1 bis 3 Werktagen bearbeitet. Bei Teilerstattungen sind Sie dafür verantwortlich, das Ticket zu löschen, damit es wieder zum Verkauf angeboten werden kann.
2.2 Durchführung der Rückerstattung
Ab dem Zeitpunkt, an dem Ihre Anfrage eingegangen ist, senden wir Ihnen zwei Rechnungen:
Einem Betrag entsprechend, der den Käufern zurückerstattet werden soll. Bitte beachten Sie, dass die Provisionen von Weezevent weiterhin fällig bleiben.
Die zweite Rechnung entspricht den Rückgutschriftsgebühren in Höhe von 2 € zuzüglich Mehrwertsteuer pro erstatteter Bestellung.
Wichtig: Die für den ursprünglichen Kauf erhobenen Provisionsgebühren bleiben auch im Falle einer Rückerstattung fällig, wie in Artikel 2 unserer Nutzungsbedingungen, die Sie vor der Online-Veröffentlichung Ihrer Veranstaltung akzeptiert haben, festgelegt: „Die Parteien vereinbaren ausdrücklich, dass die Entschädigung unter allen Umständen fällig bleibt.“ Die Gutschriftsgebühren in Höhe von 2 € zzgl. MwSt. pro Bestellung fallen zusätzlich an.
Sobald diese beiden Rechnungen bezahlt sind, wird die Gutschrift auf die Bankkarten der Käufer veranlasst. Sie werden umgehend benachrichtigt, da Sie eine Kopie der E-Mail erhalten, die an Ihre Teilnehmer versendet wurde. In der Regel dauert es 1 bis 3 Werktage, bis die Rückerstattung auf dem Bankkonto des Käufers erscheint (bei Nutzung des Lastschriftverfahrens kann es länger dauern). Diese Bearbeitungszeit wird Ihren Teilnehmern in der E-Mail mitgeteilt, die sie im Rahmen des Rückerstattungsprozesses erhalten.
Wenn Sie eine Rückerstattung beantragen, sind Sie dafür verantwortlich, dass das Ticket ordnungsgemäß gelöscht wird (insbesondere bei einer Teilrückerstattung), um es zu deaktivieren. Wir empfehlen dies, wenn Sie das Ticket weiterverkaufen möchten.
2.3 Überwachung von Rückerstattungen
In Ihrem Backoffice können Sie: Prüfen, ob für ein bestimmtes Ticket eine Rückerstattungsanfrage gestellt wurde, indem Sie die Tickets mit dem Status „Rückerstattungsanfragen“ filtern und „Mit Rückerstattungsanfragen“ auswählen.
Im Profil des Teilnehmers können Sie unter dem Reiter „Rückerstattung“ das Datum der Rückerstattungsanfrage verfolgen und sehen, ob die Rückerstattung bearbeitet wurde.
Hinweis: Wenn nur ein Ticket aus einer Bestellung mit mehreren Tickets erstattet wurde, sollten Sie den Status des Tickets überprüfen, um festzustellen, ob er "Aktiv" oder "Rückerstattungsantrag" lautet, um zu ermitteln, welches Ticket erstattet wurde.