Wil je een virtueel evenement organiseren dat je deelnemers via een online platform kunnen bijwonen? Dit artikel helpt je om beter te begrijpen hoe je zo’n evenement beheert via onze ticketingoplossing (WeezTicket) en/of onze CRM-oplossing (WeezTarget).
Belangrijk: Dit artikel is bedoeld voor gebruikers van het vorige WeezTicket-platform (geregistreerd vóór 01/01/2024). Deze functie is nog niet beschikbaar op het nieuwe platform, maar is momenteel in ontwikkeling. Voor vragen kan je contact met ons opnemen via e-mail op [email protected].
Allereerst willen we benadrukken dat wij geen streamingplatform aanbieden (Zoom, Livestorm, Livestream, Google Meet, YouTube, enz.). Het is aan jou om het platform te kiezen dat het best aansluit bij jouw behoeften (aantal deelnemers, vraag-en-antwoordsessie, scherm delen, bestanden versturen, enz.).
Vervolgens is het jouw verantwoordelijkheid om de streaminglink naar je deelnemers te sturen.
1. Configureer je online evenement op Weezevent
1.1 Met dezelfde streaminglink voor al je deelnemers
Uitleg: Eén en dezelfde link wordt naar al je deelnemers gestuurd, zodat zij toegang krijgen tot je online evenement. Deze optie is bijvoorbeeld ideaal voor gratis evenementen.
Configuratie:
Maak je virtuele evenement aan op het streamingplatform dat je hebt gekozen
Verkrijg de link die nodig is om toegang te krijgen tot de streaming
Maak het ticketsysteem voor je evenement aan in WeezTicket
Configureer de bevestigingsmail van de bestelling en de configuratiepagina, zodat de toegangslink zichtbaar is (Ticketingopties > Weergave van de Module > Bevestiging module en e-mail)
Verder gaan: Wil je je deelnemers extra in de watten leggen? Je kan ook een eigen mailingcampagne opzetten waarin je uitlegt hoe ze toegang krijgen tot het online evenement, inclusief de stappen die ze moeten volgen.
Deze campagne, die je kan configureren via onze CRM-tool WeezTarget, staat los van de bevestigingsmail die onmiddellijk na de online aankoop van het ticket wordt verstuurd. Je kan de streaminglink vervolgens in deze campagne opnemen.
1.2 Met een unieke streaminglink voor elke deelnemer
Uitleg: Wil je vermijden dat de link die je deelnemers ontvangen wordt doorgestuurd? Dan kan je werken met een unieke link per deelnemer. Elke link geeft slechts één keer toegang tot het streamingplatform.
Configuratie:
Maak het ticketsysteem voor je evenement aan in WeezTicket
Beperk het aantal tickets tot één per bestelling (dit kan via je backoffice)
Maak je virtuele evenement aan op het streamingplatform dat je hebt gekozen
Verkrijg de unieke toegangscodes (of links) die door het streamingplatform worden voorzien
Importeer deze toegangscodes of links in WeezTarget (via een import van vouchercodes). Dit is gratis tot 2.500 gecontacteerde e-mailadressen
Stel een automatische e-mailcampagne in, waarbij elke koper zijn/haar unieke toegangscode ontvangt
Let op: Wij kunnen de toegang tot het streamingplatform (link/wachtwoord) niet beperken tot eenmalig gebruik. Dit dien je te bespreken met de door jou gekozen dienstverlener.
Hieronder vind je een voorbeeld van een campagne in WeezTarget met een streamingtoegangscode:
Opmerking: Niet alle platformen bieden een unieke toegangslink aan. We raden je aan om dit na te vragen bij het platform en te controleren of dit mogelijk is.
1.3 Door je Weezevent-evenement automatisch te koppelen aan je streamingtool via een externe applicatie (Zapier)
Uitleg: Zapier* maakt het mogelijk om verschillende applicaties met elkaar te verbinden en zo bepaalde acties te automatiseren.
Concreet voorbeeld van automatisering via Zapier: Wanneer een deelnemer zich registreert voor je Weezevent-evenement, worden zijn/haar gegevens (voornaam, achternaam, e-mailadres) automatisch via Zapier doorgestuurd naar je streamingtool.
De deelnemer ontvangt eerst een aankoopbevestiging per e-mail van Weezevent en ontvangt daarna een e-mail van het streamingplatform met de unieke toegang tot het online evenement. Het is aan jou om te bepalen wanneer je deelnemers deze e-mail ontvangen.
Verkoop je meer dan 100 tickets per maand? Dan vind je hier hun prijslijst.
* Zapier is gratis te gebruiken tot een limiet van 5 koppelingen (bijvoorbeeld 5 online evenementen) en 100 interacties (1 interactie kan overeenkomen met 1 registratie van een deelnemer).
Opmerking: Deze optie is niet mogelijk zonder onze hulp en de tussenkomst van een Weezevent-adviseur.
Meer informatie over hoe je Zapier kan integreren, vind je in dit artikel.
Configuratie:
Maak je virtuele evenement aan op het streamingplatform dat je hebt gekozen
Maak het ticketsysteem voor je evenement aan in WeezTicket en geef in de verschillende informatierubrieken aan dat je evenement gestreamd zal worden:
Locatie van het evenement
Prijsbeschrijving
Module en bevestigingsmail (beschikbaar via Configuratie > Ticketingopties)
Maak een account aan op de applicatie Zapier
Configureer de automatisering tussen je Weezevent-ticketsysteem en het streamingplatform via Zapier (met de hulp van een Weezevent-adviseur)
Publiceer je Weezevent-evenement online en deel het om je eerste deelnemers te verwelkomen
Optioneel: Het is mogelijk om het verzenden van tickets uit te schakelen (neem contact op met een Weezevent-adviseur)
2. Communiceer over je virtuele evenement
Zodra de instellingen zijn afgerond, is het belangrijk om te communiceren over de details van je evenement, zodat je deelnemers weten wat ze kunnen verwachten na hun registratie.
We hebben enkele berichten opgesteld die je kan aanpassen in je Weezevent-account, via het tabblad Configuratie > Ticketingopties > Weergave van de module.
Let op: vergeet niet om het ‘bevestigingsbericht’ aan te passen. Dit wordt standaard weergegeven, zelfs als de optie op ‘NEE’ staat, en vraagt om zowel het ticket als een identiteitsbewijs mee te brengen.
3. Ga nog een stap verder
Neem gerust een kijkje naar onze blogartikelen en tips voor het organiseren van je online evenementen, afhankelijk van het type evenement dat je organiseert (bv. sportcursus, conferentie, opleiding, enz.).