1. Préparer votre fichier
Enregistrez votre fichier au format .csv
Structurez vos données en gardant une seule information par colonne ; notez que le nom, le prénom et l'e-mail sont des champs obligatoires.
Respectez le formatage imposé par la solution : les dates doivent être au format yyyy-MM-dd et les numéros de téléphone doivent débuter par leur indicatif (ex: +33 pour la France).
Si vous importez des champs personnalisés (comme un régime alimentaire spécifique ou le sexe), vous devez d'abord les créer dans WeezCrew. Les valeurs inscrites dans votre fichier doivent correspondre exactement à celles paramétrées dans la solution (ex: Male ou Female pour le sexe).
2. Importer le listing dans WeezCrew
Allez dans le module Membres de votre événement.
À côté de l'option d'ajout manuel, cliquez sur la flèche pour sélectionner Importer des membres (ou Importer via un fichier).
Glissez-déposez votre fichier .csv contenant les informations de vos membres.
Choisissez l'option de création adaptée à vos besoins (par exemple, créer une ligne par membre même si l'adresse e-mail est partagée par plusieurs personnes).
Faites correspondre les colonnes de votre fichier avec vos champs personnalisés dans la solution. WeezCrew associera automatiquement les colonnes portant le même nom.
Nommez votre import avec la date du jour pour un meilleur suivi, puis cliquez sur le bouton Importer la liste.
3. Gérer les erreurs d'importation
Vous recevrez un e-mail automatique vous confirmant la réussite de l'opération ou vous signalant un échec.
En cas d'erreur dans le fichier ou de mauvais format dans une cellule, un message d'erreur vous sera communiqué. La solution vous indiquera précisément la ligne et le type d'erreur recensé (comme une cellule vide ou un terme non reconnu).
Pour résoudre le problème, corrigez l'information directement dans votre fichier source ou ajoutez la valeur manquante dans les champs WeezCrew, puis recommencez l'importation. Vos correspondances de colonnes précédentes seront mémorisées.
L'ensemble de votre base de données est désormais intégrée à la solution. Pour organiser vos équipes, n'hésitez pas à consulter nos articles dédiés à l'affectation et à la gestion de la communauté.