Nutzung eines Ticketschalters

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie mit dem Ticketbüro Tickets verkaufen. Wenn Sie lernen möchten, wie Sie ein Ticketbüro erstellen und einrichten, empfehlen wir Ihnen, diesen Artikel zu lesen.

Hinweis: Wenn Sie sich mit Ihrem Weezevent-Konto anmelden, können Sie die Ticketverkaufsstelle auswählen, von der aus Sie eine Verkaufssitzung starten möchten.

Wenn im Ticketschalter bereits eine Verkaufssitzung begonnen hat, können Sie diese fortsetzen. Denken Sie daran, den Ticketschalter nach Sitzungsende ordnungsgemäß zu schließen, um Ihre Zahlungsdaten abzurufen. Sie können diese auch unter „Berichte > Bareinnahmen und -ausgaben“ einsehen.

Beim ersten Mal werden Sie aufgefordert, Ihre Spezifikationen für den Ticketdruck anzugeben. Diese können Sie anschließend im Menü „Einstellungen“ ändern.

Klicken Sie im Menü auf der linken Seite auf „Verkaufen“, um eine Bestellung aufzugeben.

Tipp: Klicken oder tippen und halten Sie eine Ticketart gedrückt, um ein Fenster zu öffnen, in dem Sie die benötigte Ticketanzahl manuell eingeben können!

Sie können den Inhalt des Warenkorbs anzeigen, indem Sie auf den mittleren Pfeil klicken:

Klicken Sie auf Weiter, um zum nächsten Schritt zu gelangen:

Wenn einem oder mehreren Tickets im Warenkorb ein Formular zugeordnet ist, geben Sie die angeforderten Informationen (Pflichtfelder sind rot markiert) zum Käufer für jedes Ticket im Warenkorb ein. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

Um Zeit zu sparen, können Sie das Formular im Ticketbüro unter Ticketbüro > Veranstaltungen > blaues Rad „Kein Formular“ löschen oder ein Formular für Ihre Veranstaltung erstellen und dann Konfigurieren > Formulare.

Sie können Zahlungsmethoden über Ihre Ticketkasse hinzufügen. Gehen Sie zu Einstellungen > Zahlungen/Rückerstattungen. Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 5 – Statistiken > Zahlungen/Rückerstattungen.

Wählen Sie bei der Bestellung die vom Kunden gewünschte Zahlungsmethode aus. Es ist möglich, mehrere Zahlungsmethoden für dieselbe Zahlung zu hinterlegen. Wählen Sie dazu einfach eine Zahlungsmethode aus und geben Sie den gewünschten Betrag ein.

Klicken Sie auf das Kreuz oben rechts bei der Zahlungsmethode, um eine Zahlung zu löschen: In diesem Fall wird die Bestellung auf den Status „Reservierung“ mit einem ausstehenden Saldo gesetzt und die Tickets sind nicht mehr gültig (d. h. sie werden bei der Zugangskontrolle nicht mehr erkannt).

Klicken Sie auf „Weiter“, um den Warenkorb anzuzeigen und die Bestellung zu überprüfen. Klicken Sie auf „Bestellung abschließen“, um den Druckvorgang zu starten und die Bestellung zu speichern.

Wenn diese Option in Ihren Ticketbüroeinstellungen aktiviert ist, können Sie Reservierungen annehmen. Klicken Sie im Zahlungsschritt auf „Weiter“ und anschließend auf „Buchen“. Der Betreiber kann diese Zahlungsmethode (wie die anderen) in den Einstellungen ausblenden.

Reservierungen berechtigen nicht zum Zutritt zur Veranstaltung und es werden keine Eintrittskarten ausgestellt, unabhängig von den Druckeinstellungen.

Manuell (Auftragserfassung), an der Ticketkasse oder online von Käufern eingegebene Reservierungen werden im Bestellmanager als „Standard“-Reservierung (unbezahlt) angezeigt. Ist die Ticketkasse berechtigt, auf alle Reservierungen für die Veranstaltung zuzugreifen, werden alle Reservierungen – unabhängig von ihrer Herkunft – im Reiter „Bestellungen“ der Ticketkasse grau dargestellt und mit einem RSV-Symbol gekennzeichnet.

Sie können die Zahlung für diese Tickets an der Kasse vornehmen, indem Sie auf die Reservierung und anschließend auf „Bezahlen“ klicken. Sie werden dann zur Zahlungsseite weitergeleitet, wo die Informationen für die reservierten Tickets bereits im Warenkorb vorausgefüllt sind.

Die umgewandelten (bezahlten) Reservierungen erscheinen im Verkaufsbuch als Standardaufträge.

Am Ende der Bestellung können Sie Folgendes tun:

In diesem Abschnitt wird eine Liste der letzten 100 Bestellungen angezeigt. Sie können nach einer Bestellung suchen, indem Sie deren Nummer oder den Namen des Käufers in das Suchfeld eingeben.

Es ist auch möglich, nach Ereignissen zu filtern.

Sie können die Bestellliste durch Klicken auf den Filter in der oberen rechten Ecke anzeigen lassen. Alternativ können Sie die Bestellungen eines bestimmten Zeitraums durch Klicken auf die Schaltfläche „Sortieren“ anzeigen lassen.

Rückerstattungen werden grau mit dem Kürzel RBT angezeigt; Reservierungen orange mit dem Kürzel RSV. Klicken Sie auf die gewünschte Bestellung, um Details anzuzeigen.

Die Details einer Bestellung umfassen gängige Aktionsschaltflächen sowie zwei Hauptregisterkarten:

Mithilfe der Aktionsschaltflächen unterhalb der Bestelldetails können Sie (nach Auswahl der Bestellung):

Innerhalb derselben Verkaufssitzung können Sie eine oder mehrere Zahlungen einer Bestellung löschen (die Bestellung wird dann auf den Status „Reservierung“ mit einem ausstehenden Betrag gesetzt und die Tickets verlieren ihre Gültigkeit). Falls für eine Bestellung Zahlungen ausstehen, können Sie die Zahlung des ausstehenden Betrags akzeptieren, um die Tickets zu reaktivieren.

Eine Bestellung kann nur dann im Ticketbüro gelöscht werden, wenn Sie noch in der Verkaufssitzung angemeldet sind, über die die Bestellung aufgegeben wurde. In diesem Fall werden alle Zahlungen gelöscht und es erscheint kein Eintrag im Verkaufsbuch. Die Anzahl der gelöschten Bestellungen und Tickets wird jedoch im Bereich „Bareinnahmen und Zahlungen“ erfasst. Daher empfehlen wir Ihnen, Ihre Wiederverkäufer zu bitten, die gelöschten Tickets in ihren Kassenbelegen aufzubewahren. Gelöschte Bestellungen werden auch in Ihrem Bestellmanager als gelöschte Tickets angezeigt.

Wird eine im Ticketbüro verkaufte Eintrittskarte aus dem Auftragsmanager gelöscht, werden die Änderungen nicht im Verkaufsbuch des Ticketbüros übernommen.

Über den Reiter „Zahlung“ können Sie die Zahlungsmethoden ändern und die Rückerstattung einer Bestellung verwalten.

Aktivieren Sie die Kontrollkästchen links neben jedem Ticket, um ein oder mehrere Tickets zu erstatten. Wählen Sie Ihre gewünschte Erstattungsmethode und klicken Sie auf „Weiter“, um den Vorgang abzuschließen. Die erstatteten Tickets werden mit dem Kürzel „RBT“ gekennzeichnet.

Ändern der Zahlungsmethode(n):

Wenn Sie noch in derselben Verkaufssitzung angemeldet sind, können Sie eine oder mehrere Zahlungen einer Bestellung löschen. Gehen Sie dazu zur zu bearbeitenden Bestellung und löschen Sie im Zahlungs-Tab die zu ändernden Zahlungsmethoden.

Die Bestellung wird auf den Status „Reservierung“ mit einem ausstehenden Betrag gesetzt, und die Tickets verlieren ihre Gültigkeit. Falls für eine Bestellung noch Zahlungen ausstehen, können Sie die Zahlung des ausstehenden Betrags akzeptieren, um die Tickets zu reaktivieren.

Auf dieser Registerkarte können Sie Folgendes anzeigen:

Verkaufsstatus: Dieser Abschnitt enthält eine Zusammenfassung aller Ticketverkäufe, aufgeschlüsselt nach Transaktion (Verkauf, Rückerstattung, Reservierung, Stornierung). Die Tabelle umfasst die Anzahl der über die Ticketkasse eingegangenen Bestellungen, die Anzahl der Tickets und den entsprechenden Umsatz. Diese Daten sind für jede Veranstaltung einzeln einsehbar.

Der Saldo: Dies ist der pro Ticketart und Zahlungsart eingenommene Betrag. Der Inhalt entspricht dem des Abschnitts „Bareinnahmen und -ausgaben“.

Zahlungen

Standardmäßig können Sie drei Zahlungsmethoden akzeptieren:

Sie können beliebig viele zusätzliche Zahlungsmethoden anlegen. Diese stehen allen Mitarbeitern Ihres Ticketbüros zur Verfügung. Sie können sie löschen, sofern Sie mit dieser Zahlungsmethode noch keine Verkäufe getätigt haben.

Rückerstattungen:

Standardmäßig stehen Ihnen drei Rückerstattungsmethoden zur Verfügung:

Sie können beliebig viele zusätzliche Rückerstattungsoptionen erstellen.

Warnung: Eine Rückerstattung über die Ticketkasse ist nicht möglich, wenn:

Rechnungen, die von der Ticketkasse ausgestellt werden, enthalten die Kontodaten des Veranstalters. Wenn Sie diese Option deaktivieren, können Sie Ihre eigenen Kontaktdaten auf den Rechnungen angeben. Gehen Sie dazu in Ihr Backoffice und klicken Sie auf Konfigurieren > Ticketoptionen > Abrechnungsparameter > Spezifische Abrechnungsinformationen.

„Automatisch die verkauften Tickets abstempeln.“

Gehen Sie zu Einstellungen > Optionen. Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob die von Ihrem Ticketschalterbetreiber verkauften oder nachgedruckten Tickets als gescannte Tickets gelten. Sie können daher bestimmen, ob die automatische Ticketabstempelung in der Standard-Checkliste der Veranstaltung oder in einer vom Betreiber ausgewählten Checkliste erfolgen soll. Das Ticket wird dann automatisch in dieser Liste abgestempelt.

Senden Sie die Tickets nach Möglichkeit per E-Mail. Wenn diese Option aktiviert ist, wird die Bestellung mit den PDF-Tickets an die E-Mail-Adresse des Käufers gesendet, die Sie im Formular erfasst haben. Denken Sie daran, Ihre Formulare entsprechend einzurichten, wenn Sie die Tickets systematisch per E-Mail an die Käufer versenden möchten.

Klicken Sie unten links auf der Seite auf „Beenden“, um Ihre Kasse zu schließen. Mit dem Beenden der Sitzung wird auch Ihr Kassenbestand gelöscht. Dieses Dokument enthält die Einnahmen, die während einer Verkaufssitzung eines Nutzers im Ticketbüro generiert wurden, aufgeschlüsselt nach Zahlungsart. So können Sie die Bareinnahmen und -ausgaben des Ticketbüros überprüfen. Sie erhalten den Kassenbestand im PDF-Format an die E-Mail-Adresse Ihres Benutzerkontos und können ihn in Ihrem Backoffice einsehen (Tools > Ticketbüro > Berichte > Bareinnahmen und -ausgaben).

Klicken Sie auf „Ich bestätige und beende meine Sitzung“ und anschließend auf „Verkaufsvorgang schließen“.