En cas d'annulation, vous êtes légalement tenu de rembourser les acheteurs. Dès que l'annulation de votre événement est confirmée, et avant de les informer, veuillez nous aviser par courriel ([email protected]) afin que nous puissions vous accompagner.
À savoir : Nous ne remboursons jamais d’acheteur sans votre accord. Lorsque nous recevons une demande de la part d’un participant, nous le renvoyons vers vous.
Il existe deux possibilités pour gérer les remboursements de votre événement :
1. Vous souhaitez gérer directement les remboursements
Dans ce cas, vous remboursez les acheteurs par vos propres moyens (chèques, virements, etc.).
Pensez à supprimer le billet pour le libérer et pouvoir de nouveau le proposer à la vente (depuis Participants > Gérer les commandes). Il vous suffit de sélectionner l’acheteur en question en cliquant sur le carré à gauche de son nom, puis d’aller dans Actions sur la sélection et de choisir Supprimer la commande.
Vous pourrez ensuite choisir de Supprimer la commande en entier ou de Supprimer certains billets.
Cette suppression n’entraîne pas l’annulation du paiement effectué auprès de Weezevent : ces recettes vous restent dues.
A savoir : Vous êtes libres de choisir votre politique de remboursement. Cependant, en cas d’annulation de votre événement, vous êtes légalement tenu de rembourser le prix total payé par l'acheteur, soit le prix du billet + la commission Weezevent, sauf si un accord est trouvé entre lui et vous (notamment via les Conditions générales de vente de votre événement).
2. Vous souhaitez que Weezevent gère les remboursements
Nous pouvons, à votre demande, rembourser directement les cartes bancaires utilisées par les acheteurs lorsqu’ils ont passé commande en ligne (cela ne concerne donc pas les ventes que vous aurez gérées par votre guichet).
2.1 Faire la demande de remboursement
2.1.1 Remboursement total du billet
Si vous souhaitez effectuer un remboursement partiel, rendez-vous au point suivant.
Pour cela, demandez le remboursement directement depuis votre interface de gestion.
Depuis le menu de votre événement sur la gauche de votre écran : Participants > Gérer les commandes, cliquez sur la commande en question puis dans Actions choisissez Demande de remboursement.
S’il s’agit uniquement d’un billet précis, sélectionnez Certains billets et cochez les billets à rembourser. Si le remboursement concerne la commande en entier, cliquez sur Tous les billets de la commande.
2.1.2 Remboursement partiel du billet
Si vous souhaitez procéder à un remboursement partiel (10$ remboursé sur un billet payé 15$ par exemple), faites nous parvenir un fichier Excel avec deux colonnes : l'une pour le numéro de commande (la référence du numéro de commande commence par un C) et l'autre pour le montant à rembourser (taxes comprises).
Ce tableau doit être envoyé à notre service facturation ([email protected]) en précisant votre numéro organisateur et numéro d'événement.
Dans le cas des remboursements partiels, il vous appartient de supprimer le billet une fois le remboursement effectué par notre équipe pour le libérer et le proposer de nouveau à la vente.
2.2 Exécution du remboursement
Les demandes de remboursement sont traitées chaque jeudi suivant leur réception. Une fois le remboursement effectué, un délai pouvant aller jusqu'à trois jours ouvrables peut être nécessaire avant que le montant apparaisse sur le relevé bancaire de l'acheteur.
Deux cas de figure se présentent :
Remboursements traités par compensation
Par défaut, les remboursements sont effectués par compensation. Le montant à rembourser est alors déduit de vos recettes en attente de versement.
À noter que les remboursements n'apparaissent pas dans le justificatif de versement, qui présente le total des recettes de la période concernée avant compensation.
Si vous préférez un traitement par facturation systématique, veuillez nous en informer par courriel à [email protected].
Remboursement par facturation
Lorsque vous n’avez pas de fonds en attente de versement , le remboursement est traité par facturation.
Une facture d’appel de fonds accompagnée du détail des remboursements demandés vous est alors envoyée. Un spécimen de chèque contenant les informations du compte bancaire sur lequel effectuer votre paiement sera également joint à la facture. Dès réception du paiement de cette facture, le remboursement est effectué le jeudi suivant au profit de l'acheteur.
Dans les deux cas, vous êtes automatiquement informé du remboursement, puisque vous recevez une copie du courriel envoyé à l’acheteur concerné.
Important : Les frais de commissions prélevés sur l’achat initial restent dus en cas de remboursement, comme rappelé dans l'article 2 de nos Conditions Générales d'Utilisation que vous avez accepté avant de mettre votre évènement en ligne : "il est expressément convenu entre les Parties que la Rémunération restera due en toutes circonstances".
Lors d'un remboursement, il est de la responsabilité de l'organisateur de supprimer le billet concerné. Cette action permet d'éviter toute utilisation du billet et de remettre la place en vente si nécessaire.
2.3 Suivi des remboursements
Depuis votre back-office : Participants > Gérer les commandes
Important : modifiez le filtre Statut par défaut (Payé et Réservé) pour sélectionner Supprimé et Remboursé.
Sinon, les demandes de remboursement ne seront pas visibles, puisque dans la plupart des cas, les billets concernés ont été supprimés.
Sur la fiche de l’acheteur, dans l’onglet Historique, vous pouvez suivre la date de la demande de remboursement, et si le remboursement a été effectué
Attention : Lorsqu'un seul billet a été remboursé sur une commande contenant plusieurs billets, il est important de vérifier le statut de chaque billet afin d'identifier celui qui a été remboursé. Consultez le statut du billet : Actif ou Demande de remboursement.
Ci-dessous, un remboursement a été effectué pour deux billets d'une même commande.