Planen Sie die Organisation einer virtuellen Veranstaltung, auf die Ihre Teilnehmer über eine Online-Plattform zugreifen können? Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, besser zu verstehen, wie Sie eine solche Veranstaltung mit unserer Ticketing-Lösung (WeezTicket) und/oder unserer CRM-Lösung (WeezTarget) verwalten können.
Wichtig: Dieser Artikel richtet sich an Nutzer der vorherigen WeezTicket-Plattform (Registrierung vor dem 01.01.2024). Diese Funktion ist in der neuen Plattform noch nicht verfügbar, befindet sich aber in der Entwicklung. Bei Fragen kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail unter [email protected]
Zunächst einmal möchten wir darauf hinweisen, dass wir die Streaming-Plattform (Zoom, Livestorm, Livestream, Google Meet, YouTube usw.) nicht bereitstellen und dass es Ihnen überlassen ist, die Plattform auszuwählen, die Ihren Bedürfnissen am besten entspricht (Anzahl der Teilnehmer, Frage-/Antwortzeitraum, Bildschirmfreigabe, Dateiversand usw.).
Anschließend liegt es an Ihnen, den Streaming-Link an Ihre Teilnehmer zu senden.
1. Konfigurieren Sie Ihre Online-Veranstaltung auf Weezevent.
1.1 Mit demselben Streaming-Link für alle Ihre Teilnehmer
Erläuterung: Allen Teilnehmern wird ein identischer Link zugesendet, über den sie auf Ihre Online-Veranstaltung zugreifen können. Diese Option eignet sich beispielsweise gut für kostenlose Veranstaltungen.
Konfiguration:
Erstellen Sie Ihr virtuelles Event auf der von Ihnen gewählten Streaming-Plattform.
Besorgen Sie sich den Link, der für den Zugriff auf den Stream benötigt wird.
Erstellen Sie das Ticketsystem für Ihre Veranstaltung auf WeezTicket.
Konfigurieren Sie die Bestellbestätigungs-E-Mail und die Bestellkonfigurationsseite so, dass der Zugriffslink angezeigt wird (Ticketing-Optionen > Modul und E-Mail-Bestätigungsnachricht).
Noch mehr Möglichkeiten: Möchten Sie Ihre Teilnehmer verwöhnen? Erstellen Sie eine eigene Mailing-Kampagne, um ihnen Schritt für Schritt zu erklären, wie sie an der Online-Veranstaltung teilnehmen können.
Diese Kampagne, die Sie über unser CRM-Tool WeezTarget konfigurieren können, lässt sich von der Bestellbestätigungs-E-Mail trennen, die direkt nach dem Online-Ticketkauf versendet wird. Der Streaming-Link kann dann in diese Kampagne integriert werden.
1.2. Mit einem individuellen Streaming-Link für jeden Ihrer Teilnehmer
Erläuterung: Der Link, den Ihre Teilnehmer erhalten, soll nicht weiterverbreitet werden. Jeder Link sollte nur eine einzige Verbindung zur Streaming-Plattform ermöglichen.
Konfiguration:
Erstellen Sie das Ticketsystem für Ihre Veranstaltung auf WeezTicket.
Beschränken Sie die Anzahl der Tickets auf eins pro Bestellung (dies kann in Ihrem Backoffice erfolgen).
Erstellen Sie Ihr virtuelles Event auf der von Ihnen gewählten Streaming-Plattform.
Rufen Sie die von der Streaming-Plattform bereitgestellten Einzelzugangscodes (oder Links) ab.
Importieren Sie die Zugangscodes oder Links zu WeezTarget (über einen Gutscheincode-Import). Dies ist bis zu 2.500 kontaktierten E-Mail-Adressen kostenlos.
Richten Sie eine automatische E-Mail-Kampagne ein, in der jeder Käufer seinen individuellen Zugangscode erhält.
Achtung: Wir können den Zugang zur Streaming-Plattform (Link/Passwort) nicht für den einmaligen Gebrauch bereitstellen. Bitte besprechen Sie dies mit Ihrem gewählten Dienstanbieter.
Hier ist ein Beispiel für eine Kampagne, die auf WeezTarget mit einem Streaming-Zugangscode verwendet wurde:
Hinweis: Nicht alle Plattformen bieten einen einzigen Zugangslink an. Wir empfehlen Ihnen, sich bei der jeweiligen Plattform zu erkundigen, ob dies möglich ist.
1.3. Durch die automatische Verknüpfung Ihres Weezevent-Events mit Ihrem Streaming-Tool über eine Drittanbieteranwendung (Zapier)
Erläuterung: Mit Zapier* können Sie Anwendungen miteinander verbinden, um bestimmte Aktionen zu automatisieren.
Ein konkretes Beispiel für die Automatisierung durch Zapier: Wenn sich ein Teilnehmer für Ihre Weezevent-Veranstaltung registriert, werden seine Daten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse) direkt über Zapier an Ihr Streaming-Tool gesendet.
Der Teilnehmer erhält von Weezevent eine Kaufbestätigung per E-Mail und anschließend von der Streaming-Plattform eine E-Mail mit einem individuellen Zugangsformular für die Online-Veranstaltung (Sie entscheiden, wann Ihre Teilnehmer diese E-Mail erhalten sollen).
Wenn Sie mehr als 100 Tickets pro Monat verkaufen, finden Sie hier die Preisliste.
* Zapier ist kostenlos bis zu einer Grenze von 5 Verbindungen (z. B. 5 Online-Veranstaltungen) und 100 Interaktionen (1 Interaktion entspricht 1 Registrierung eines Teilnehmers).
Hinweis: Diese Option ist ohne unsere Unterstützung und die Einbindung eines Weezevent-Beraters nicht möglich.
Weitere Informationen zur Zapier-Integration finden Sie in diesem Artikel.
Konfiguration:
Erstellen Sie Ihr virtuelles Event auf der von Ihnen gewählten Streaming-Plattform.
Erstellen Sie das Ticketsystem für Ihre Veranstaltung auf WeezTicket, indem Sie in den verschiedenen Informationsbereichen angeben, dass Ihre Veranstaltung gestreamt wird.
- Veranstaltungsort
- Preisbeschreibung
- Modul und E-Mail-Bestätigungsnachricht (verfügbar unter Konfiguration > Ticketing-Optionen)Erstelle ein Konto in der Zapier-Anwendung.
Konfigurieren Sie die Automatisierungseinstellungen zwischen Ihrem Weezevent-Ticketingsystem und der Streaming-Plattform mithilfe des Zapier-Tools (mit Unterstützung eines Weezevent-Beraters).
Veröffentlichen Sie Ihre Weezevent-Veranstaltung online und teilen Sie sie, um Ihre ersten Teilnehmer willkommen zu heißen.
Optional: Es ist möglich, den Versand des Tickets zu deaktivieren (wenden Sie sich dazu an einen Weezevent-Berater).
2. Sprechen Sie über Ihre virtuelle Veranstaltung.
Sobald die Einstellungen vorgenommen sind, müssen die Details Ihrer Veranstaltung kommuniziert werden, damit Ihre Teilnehmer wissen, was sie nach ihrer Registrierung erwartet.
Wir haben uns verschiedene Nachrichten überlegt, die Sie in Ihrem Weezevent-Konto unter dem Reiter „Konfigurieren“ > „Ticketing-Optionen“ anpassen können.
Achtung: Bitte überlegen Sie, die Bestätigungsnachricht zu ändern, die standardmäßig immer angezeigt wird, auch bei der Option „Nein“, und in der Sie aufgefordert werden, sowohl das Ticket als auch einen Ausweis mitzubringen.