1. Clôturer vos ventes
Nous vous conseillons de fixer une date de fin de vente commune à tous vos distributeurs quelques jours avant la clôture définitive sur Weezevent. Certains réseaux ne sont pas joignables les weekends, veillez à vérifier le calendrier avec eux au préalable.
2. Charger les fichiers dans votre interface de gestion Weezevent
Connectez-vous à votre interface de gestion Weezevent et dans votre événement, rendez vous dans Participant > Importer des participants.
En haut à droite de la page, cliquez sur Importer des participants +
Définissez une origine, puis glissez dans la zone d'import ou sélectionnez le fichier que vous avez récupéré auprès de vos distributeurs. Le chargement du fichier se lance automatiquement.
Construction du fichier
Le fichier à réimporter doit répondre aux contraintes suivantes :
Il doit comprendre 9 colonnes ayant pour intitulés, dans l’ordre : code-barres, nom du tarif, prix, nom, prénom, e-mail, société, fonction et commentaire
L’ordre présenté ci-dessus doit impérativement être respecté même si une des colonnes ne contient pas de données
La colonne "code-barres" doit impérativement être remplie avec des données
Les code-barres renseignés doivent respecter les conditions suivantes :
Format alphanumérique
32 caractères maximum
Le prix renseigné ne doit pas comporter de point. En cas de valeur décimale (ex : 35,99), la valeur doit être renseignée avec une virgule et non un point (ex : 35,99)
Une fois retravaillé, le fichier doit être enregistré au format .xlsx (Excel)
Pour plus de facilité, nous vous invitons à télécharger le fichier ci-dessous. Vous n’aurez plus qu’à le compléter avec les données à importer.
Gabarit pour réaliser un import générique : template_import_no_seat.xlsx
En cas d'import distributeur, récupérer les fichiers distributeurs : documentation ici
Ensuite, associez des champs aux colonnes de votre tableau (eg. Nom → Nom (Participants) ou Statut → Statut de commande). Cela va définir les données à importer.
4. Configurer les tarifs importés
Vous devrez ensuite répartir vos participants en fonction de leur type de billet. Vous pourrez les associer à un tarif existant ou créer de nouveaux tarifs si nécessaire.
NB : Les tarifs créés lors de cette étape pourrons être retrouvés dans Configurer > Tarifs et mise en vente.
5. Finalisation de l'import
Une fois que vos fichiers sont reconnus comme valides, vous pouvez les importer en cliquant sur Importer. Attention, cette action est irréversible.
Un écran vous signale le nombre de participants importés et, parmi eux :
combien ont été importés : cela correspond aux participants qui n’existaient pas au préalable sur votre événement Weezevent et dont le billet est considéré comme valide par le distributeur
combien n’ont pas été ajoutés due à une erreur
NB: vous pourrez télécharger et consulter le rapport d’erreur pour comprendre la ou votre tableau est faux en cliquant sur les 3 petits points correspondants à l’import > Télécharger le rapport d'erreur
combien sont invalides
Tous les participants importés sont regroupés dans votre événement, dans la rubrique Participants > Gérer les participants.
A savoir : l'import manuel créera une commande par participant, même si chez le distributeur ces billets étaient rassemblés sous une même commande. Cela ne pose pas de problème dans la mesure où l'import sert à pouvoir contrôler les billets des participants ensuite. Si vous utilisez l'import pour envoyer des billets aux participants, prenez bien en compte qu'une commande de 4 participants créera en fait dans votre interface 4 commandes de 1 billet.